Kể từ ngày 01/06/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh phải đặc biệt lưu ý về quy định ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ khi kê khai thuế cũng như trong giao dịch với khách hàng.
1. Quy định về ngày lập hóa đơn
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ngày lập hóa đơn là thời điểm rất quan trọng và được xác định tùy vào từng loại giao dịch như sau:
Đối với hoạt động bán hàng hóa:
Ngày lập hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa. Điều này đồng nghĩa với việc khi hoàn thành việc bàn giao hàng hóa, doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay, tránh để chậm trễ gây rủi ro về thuế.Đối với cung cấp dịch vụ:
Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả đã thu hay chưa thu tiền. Tuy nhiên, trong trường hợp bên cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.Đối với các trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ:
Khi doanh nghiệp nhận tiền trước thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.Đối với giao hàng nhiều lần, nghiệm thu từng phần:
Trường hợp hợp đồng quy định việc bàn giao, nghiệm thu theo từng hạng mục, khối lượng hoặc từng lần giao hàng thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày bàn giao từng phần, từng đợt giao hàng.Một số trường hợp đặc thù:
Với một số ngành nghề như xây dựng, bất động sản, vận tải hàng không, viễn thông,… thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng đặc thù riêng được quy định tại Thông tư hướng dẫn. Ví dụ, với xây dựng thì ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.
2. Quy định về ngày ký hóa đơn
Theo quy định mới, ngày ký hóa đơn là ngày người có thẩm quyền tại bên bán sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử. Ngày ký phải được thể hiện rõ ràng, đúng định dạng ngày-tháng-năm và có một số điểm cần đặc biệt lưu ý:
Ngày ký trên hóa đơn có thể trùng hoặc khác ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu ngày ký khác ngày lập thì:
Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Ngày ký số phải thực hiện chậm nhất là 1 ngày làm việc kế tiếp sau ngày lập hóa đơn và phải lập tức gửi ngay hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã.
Với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số cũng không được chậm quá 1 ngày làm việc sau ngày lập và phải gửi ngay cho người mua để đảm bảo hợp lệ.
Việc ký số trên hóa đơn là bắt buộc để xác nhận tính pháp lý và giá trị của hóa đơn. Nếu doanh nghiệp ký trễ hơn 1 ngày làm việc so với ngày lập, dù hóa đơn vẫn có thể xử lý được nhưng sẽ có nguy cơ bị cơ quan thuế đánh giá là không đúng quy định, gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và quyền lợi khấu trừ của người mua.
3. Ý nghĩa và tầm quan trọng của ngày lập, ngày ký
Việc quy định rõ về ngày lập và ngày ký hóa đơn nhằm:
Đảm bảo tính kịp thời và minh bạch trong giao dịch giữa người bán và người mua.
Ngăn chặn việc lập hóa đơn khống, hóa đơn không đúng thời điểm nhằm mục đích gian lận thuế.
Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được cập nhật nhanh chóng trên hệ thống quản lý thuế điện tử, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
Đặc biệt, từ 01/06/2025, hệ thống quản lý hóa đơn điện tử mới của Tổng cục Thuế sẽ được tích hợp kiểm soát thời gian lập và ký hóa đơn chặt chẽ hơn. Các hóa đơn ký sau 1 ngày làm việc kể từ ngày lập sẽ dễ bị cơ quan thuế cảnh báo hoặc từ chối chấp nhận khấu trừ thuế đầu vào đối với người mua.
4. Một số lưu ý cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử để đảm bảo việc ký số được thực hiện ngay trong ngày lập hóa đơn hoặc chậm nhất là ngày làm việc liền kề sau đó.
Nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp ký số tự động để tránh rủi ro về việc chậm ký, sai thời điểm.
Đào tạo, phổ biến quy định mới này cho bộ phận kế toán, bán hàng để thực hiện đúng tránh các sai sót đáng tiếc.
5. Cơ sở pháp lý
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ điện tử.
