(Áp dụng từ ngày 01/6/2025)
Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử chính thức được triển khai đồng bộ trên toàn quốc, theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ và Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính. Quy định này nhằm hiện đại hóa hoạt động quản lý thuế, tăng cường minh bạch, tiện lợi và giảm thiểu sai sót trong quá trình quyết toán thuế TNCN.
Để làm rõ các tình huống cụ thể liên quan đến việc cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 1992/CT-CS ngày 24/6/2025, hướng dẫn chi tiết trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan như tổ chức chi trả thu nhập, người lao động và cơ quan thuế.
1. Trường hợp cá nhân ủy quyền tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thuế TNCN:
Trong thực tế, nhiều người lao động lựa chọn ủy quyền cho công ty hoặc tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình. Trong trường hợp này, theo quy định mới:
Tổ chức trả thu nhập không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.
Lý do là tổ chức đã thực hiện quyết toán thay và toàn bộ số thuế khấu trừ đã được tổng hợp vào hồ sơ quyết toán của đơn vị.
Cách làm này giúp đơn giản hóa thủ tục cho người lao động, đặc biệt là những người làm việc ổn định tại một nơi trong suốt năm.
2. Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế:
Nếu cá nhân không ủy quyền và tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế thì:
Chứng từ khấu trừ thuế là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
Đây là căn cứ chứng minh số tiền thuế TNCN đã được tổ chức trả thu nhập khấu trừ trong năm.
Do đó, người lao động cần chủ động yêu cầu tổ chức chi trả cấp chứng từ khấu trừ thuế, đặc biệt trong các trường hợp làm việc tại nhiều nơi hoặc nghỉ việc trong năm.
3. Trường hợp cá nhân quyết toán trước khi tổ chức chi trả thực hiện quyết toán:
Thông thường, thời hạn quyết toán thuế TNCN của cá nhân rơi vào cuối tháng 4, trong khi tổ chức chi trả thu nhập có thể thực hiện quyết toán muộn hơn. Điều này dẫn đến tình huống:
Cơ quan thuế chưa cập nhật đầy đủ thông tin về thu nhập và số thuế đã khấu trừ của cá nhân trên hệ thống.
Lúc này, chứng từ khấu trừ thuế đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu thông tin và xử lý hồ sơ quyết toán đúng quy định.
4. Trường hợp tổ chức đã quyết toán và vẫn cấp chứng từ cho người lao động:
Ngay cả khi tổ chức chi trả đã quyết toán thuế TNCN, trong trường hợp cá nhân yêu cầu cấp chứng từ để đối chiếu số liệu hoặc phục vụ mục đích cá nhân, tổ chức vẫn được phép và nên cấp chứng từ.
Việc cấp chứng từ giúp:
Người lao động đối chiếu thông tin thu nhập, số thuế đã khấu trừ.
Phát hiện và điều chỉnh sai sót, nếu tổ chức kê khai nhầm số thu nhập hoặc thuế.
5. Trường hợp tổ chức chi trả ngừng hoạt động:
Một số cá nhân gặp khó khăn khi tổ chức chi trả đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, cơ quan thuế sẽ:
Dựa trên dữ liệu khai thuế lưu trữ trong hệ thống ngành thuế để xét duyệt hồ sơ quyết toán.
Không bắt buộc cá nhân phải nộp chứng từ khấu trừ thuế trong trường hợp này.
6. Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:
Từ 01/6/2025, toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN được chuyển sang hình thức điện tử. Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm:
Sử dụng phần mềm/kê khai thuế điện tử để phát hành chứng từ đúng mẫu.
Gửi chứng từ điện tử cho cá nhân qua email, tài khoản thuế điện tử, hoặc hệ thống được cơ quan thuế công nhận.
Người lao động cũng cần lưu trữ chứng từ điện tử để phục vụ cho các thủ tục quyết toán, đối chiếu hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu.
Kết luận:
Việc triển khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử từ 01/6/2025 là một bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính thuế, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Các tổ chức và cá nhân cần chủ động cập nhật quy định mới, rà soát quy trình nội bộ và phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng quy định pháp luật.
